導入背景
不動産取引における役所調査や各種書類取得の確実性とスピードは、売買契約の成果に直結する重要な要素のひとつです。
資産運用型不動産を中心に先進的な事業を展開するGATES株式会社。同社の営業本部 契約管理部では、営業部が扱った案件の契約を迅速に推進するため、TRUSTART（トラスタート）が提供する役所資料取得代行サービス「リアシスト（R.E.ASSIST）」を導入しました。
同社がなぜ外部委託の体制を構築するに至ったのか。導入前の課題や主な成果、今後の展望について、リアシストを現場で最も活用されている契約管理部の皆様にお話を伺いました。
ご支援内容
役所資料取得代行（リアシスト）
導入前の状況
- 専任担当者が役所などを回り、毎月40～50時間を調査に費やしていた
- 遠方（関西や九州）エリアの調査では、毎月10万円の出張交通費が発生していた
- 月末に契約が集中することにより、調査着手までに2～3週間待ちが発生し、契約遅延リスクを抱えていた
- 外回りから帰社後、定時までにタスクが終わらず、残業が起きがちな構造になっていた
- 調査業務が一部のメンバーに属人化しており、業務停滞のリスクがあった
導入後のサマリー
- 調査時間（人件費換算約15万円）＋出張交通費（約10万円）に対し、リアシスト依頼料（約10万円）で運用し、毎月15万円のコスト削減と、月40〜50時間の時間創出を実現
- 外注化で並行処理が可能となり、体感値で約半分のリードタイムに短縮
- 外回りがなくなったことで、残業発生のボトルネックを解消
- 一度のレクチャーで新人もスムーズに操作を習得できる高い操作性。調査業務を部署内でカバーし合えるようになり、属人化に伴う業務停滞のリスクを解消
「月15万円のコスト削減」と「月40～50時間の創出」が導入の決め手に
――まず、リアシストを導入される前の課題について教えてください。
最大の課題は、契約に必要な調査業務に要する時間と移動コストでした。
以前は調査班として専任担当者が役所などを回って契約に必要な書類や情報を集めており、毎月40～50時間は費やしていました。
さらに、遠方（関西・九州方面）の案件で発生する出張交通費は毎月10万円ほどのコストになっていました。
――他にはどのような課題がありましたか。
月末にかけて契約が集中しがちなため、翌月の初めから調査業務がひっ迫することも常態化していたのです。
案件によっては、調査業務の着手までに2〜3週間のリードタイムが発生し、契約が遅れてしまうリスクも抱えていました。
――リアシストの導入を決めた理由は何だったのでしょうか。
決め手は「コスト削減」と「時間の効率化」の2点です。
以前は遠方の調査のみ、他社の調査代行サービスも利用していましたが、1件あたり2万〜3万円ほどかかってしまっていました。
その点、リアシストであれば依頼費用を大幅に抑えられるうえ、月40〜50時間を別のコア業務へ充てられ、出張交通費だけでも月に約10万円削減できるという試算が出ました。
具体的には、人件費換算で最大で約15万円（時給3,000円×50時間）と交通費で10万円を合わせて月25万円相当のコストがかかっていたところ、リアシストの外注費として月10万円ほどを差し引いても、月15万円の削減効果が見込める計算です。
この費用対効果と業務改善シミュレーションを会社に起案し、導入の決裁が下りました。
契約締結までのリードタイムが「約半分」に。外出が減り、残業が起きがちなボトルネックも解消
――実際に導入されてから、どのような成果がありましたか。
最も大きな成果は、契約締結までのリードタイムが大幅に短縮できたことです。
以前は、調査のために外出している間は他の業務ができませんでしたが、外部委託することで並行して他の業務にも時間が充てられます。
あくまでも体感値ですが、ひとつの案件につき従来の約半分のリードタイムになっています。
――現場の皆様の働き方について何か変化はありましたか。
外回りの時間が減り、デスクワークに集中できることで部署全体の生産性向上を実感しており、残業時間の削減にもつながっています。
たとえば外回りがあるときは、役所の窓口が閉まる17時まであちこちを駆け回り、そこから移動して帰社すると18時頃になってしまいます。
それから定時（18時45分）までのわずか45分間で、取得した書類のスキャンやデータのまとめ、外出中に依頼された緊急度の高いタスクなどをすべて終わらせるのは難しいのです。
こうした残業が起きがちなボトルネックが解消されたのも、現場としては嬉しい変化でした。
――リアシストの現場での定着や操作の習得についてはいかがでしたか。
複雑なマニュアルを読み込む必要もなく、リアシストの依頼システムの画面を見ながら口頭で一度教われば新人でもすぐに使いこなせる簡単さなので、現場への定着もあっという間でした。
また、リアシストを活用しはじめたおかげで、部署内の多くのメンバーが調査業務をカバーできるようになり、属人化に伴う業務停滞も防げるような仕組みになりました。
さらなる「スピード向上」と「AI重説との統合」に期待。不動産取引を支える不可欠なパートナー
――今後、リアシストへのさらなる期待やご要望はありますか。
私たちの部署のミッションは、一日でも早く契約の締結まで進め、お客様をお待たせしないことです。
そのため、さらにスピードを早めるという観点から、可能であれば「午前中納品」の対応や急ぎの案件に対応できる「特急オプション」のような仕組みがあると嬉しいです。
――リアシストは、どのような企業におすすめできるサービスだと感じますか。
当社のような収益用不動産を扱う企業はもちろんですが、一般のお客様をメインとする実需系の不動産会社様にもおすすめできると思います。
また、リソースが限られている小規模な事業者様にとっても、外回りを委託できるメリットは計り知れません。
現場の時間を創出するための非常に心強い存在になるはずです。
――最後に、これからのTRUSTARTに期待することを教えてください。
現在、ネット上にある情報収集が効率化できる「AI重説作成サービス」の導入を検討しているのですが、リアシストのような「現地でしか取得できない書類の取得代行」も含めて、ひとつのシステムで完結できるようになると良いなと思っています。
もしリアシストが使えなくなってしまうと本当に困ってしまうほど日常業務に不可欠な存在ですので、今後とも強力なパートナーとしての伴走を期待しています。
お客様について
GATES株式会社
事業内容：権利付用地卸売、完工(開発)案件直販、ワンルーム販売・売却、アパートメント一棟投資、不動産クラウドファンディングなど
東京都新宿区に本社を構える不動産企業。資産運用型不動産の開発・販売・売買からファンド組成、不動産クラウドファンディングまで、多角的な不動産ソリューションを展開している。
（取材／吉田 健太郎、遠藤 慧毅 文・編集／吉田 健太郎）
