導入背景
不動産取引における法改正への迅速な適応や、契約スピードの最大化――売主にとって、調査・書類作成プロセスの最適化は重要な課題のひとつです。
設立から30年で約4,000棟の実績を持つ自由住宅株式会社。建売ながら土地の広さや形まで選べる、自由度の高い家づくりを強みとしています。
同社では、不動産調査・重要事項説明書（重説）・契約書等の作成業務の一部において、TRUSTART（トラスタート）の「R.E.REPO（現・重説作成BPO）」を導入しました。
同社がなぜ、新たな体制の構築に至ったのか。導入の背景や実務における変化、さらには今後の展望について、代表取締役CEOの熊谷様（以下、敬称略）にお話を伺いました。
ご支援内容
不動産調査や重要事項説明書（重説）・契約書作成などの業務代行
ご支援前の状況
- 前パートナー企業が諸事情により対応不可となり、新たな委託先を探す必要があった
- 専門の法務部がないため、最新の法改正への適応や書類作成における取引の安全性を、自社だけで担保することを難しく感じていた
- 契約書類において、社外とのスムーズなデータ共有や修正のやり取りに潜在的な課題があった
ご支援後のサマリー
- 関連会社を含め、1案件あたりの書類作成時間を1〜2時間削減できた
- 第三者のプロの目を介在させ、取引の安全性を担保する管理体制を構築した
- 汎用的なExcelデータの活用により、社外とのデータ共有がスムーズになった
不動産取引における管理体制の強化。第三者のプロの目線で信頼性を高めたい
――まず、R.E.REPO（現・重説作成BPO）の導入に至った経緯からお聞かせください。
熊谷
実は以前、不動産調査や契約書作成の代行をお願いしていたパートナー企業から、あるとき「もうキャパオーバーになってしまったため、これ以上の対応ができない」と、やむなく断られてしまったのです。
そこで他にお願いできるパートナー企業がいないかと探しているときに、ちょうどTRUSTARTの営業担当の方からご提案をいただきました。
他社と比較して検討するというよりは、信頼できる方とのご縁だったこともあり、すぐにお願いすることに決めました。
――もともと、外部への委託にはどういった目的があったのでしょうか。
熊谷
一言でいうと、不動産取引における管理体制の強化と販売促進です。
たとえば大手ハウスメーカーのように、社内に専門の法務部を持たない私たちのような規模感の売主にとって、適宜更新される法規情報の網羅や最新の法改正への適応は、常に課題となるのです。
ミスの許されない不動産調査や書類作成において、TRUSTARTさんのような第三者のプロの目を介在させる。
こうした管理体制の強化を通じて取引の安全性を担保し、一生涯のお付き合いとなるお客様やお取引先様からの信頼性をさらに高めていきたいという考えと、取引先が契約書作成の手間を省ける付き合い易さの2点が、外部委託の目的です。
パートナー変更後も高い品質を維持。汎用的な形式でのデータ納品がメリットに
――TRUSTARTへご依頼されてから、成果物の品質や、初期のスタート段階での使い勝手はいかがでしたか。
熊谷
内容に関してはまったく過不足なく、非常に精度の高いものを上げていただいていますので、品質面でのエラー等はありませんでした。
ただ使い勝手という面であえて挙げるなら、依頼当初の話なのですが、Excel形式でデータ納品いただいた中で、表示や印刷レイアウトの面での調整が必要でした。
こちらのPC環境やExcelのバージョンによって見え方が違うといったもので、これは仕様や見方に慣れていなかった部分が大きかったのですが、そうした点もすぐに解消され、今では問題ありません。
――以前のパートナー様からの切り替えとの観点で、ほかにお気づきの点はありましたか。
熊谷
外部とのデータ共有において、Excel形式のデータが思いがけず役立つことに気が付きました。
弊社では、とあるクラウドの契約書作成システムを利用していたのですが、そこで課題になるのが「外部とのデータ共有」なんです。
クラウドサービスの場合はセキュリティの関係上、アカウントIDやパスワードを社外の方に渡すわけにはいきませんからね。
その点、Excelであれば、データをそのまま外部の方に送って、「こちらをもとに内容を直して返してください」と、スムーズにデータ共有ができる点で便利ですね。
グループ会社を含めたリソース削減に寄与。契約まで確実に進めるためのフォローアップに活用したい
――実際に導入されてから、業務時間の削減などの効果は感じられていますか。
熊谷
グループ会社（仲介部門）も含めたリソース削減の観点で言えば、イチからすべてを私たちで調査して作成するのと、事前に調査を終えて大部分を入力してくれたベースがある状態からスタートするのとでは、手間がまったく異なります。
基本的な物件概要や調査内容が最初から埋まっているため、1案件あたり、最低でも1～2時間は作成時間を削減できています。
――このほかに現場でのご活用についてはどのようにお感じでしょうか。
熊谷
正直に言うと、営業現場では完璧には活用しきれていないケースもあります。
というのも、弊社は仲介会社様を介したお取引もあるのですが、先方も自社書式やチェック体制をしっかり持たれているため、よほど急ぎでない限り先方の仕様で書類を作られるケースもあります。
結果として、せっかくこちらでデータを準備していても、実際には使われないまま終わってしまうことがあるのです。
――本来はどのように活用していくべきだとお考えですか。
熊谷
単なる業務効率化ではなく、ご契約まで確実に進めることをゴールとして、自社で使えるものは徹底的に活用していく意識が必要だと思っています。
不動産は「早く契約しないとお客様のお気持ちが変わってしまう」ことがあります。
ですから、何事もなければ「その日のうちに契約を結ぶ」というスピード感が、本来あるべき営業の意識です。
そこで、あらかじめ契約に必要な準備ができている状態を作っておき、実際に契約が決まったときは「こちらにデータをご用意してあるので、すぐにでもご契約できますよ」と仲介会社様へのフォローを先回りする。
そうした攻めの意識を持つことが大事だと考えています。
パートナー開拓と新規開拓の伴走支援に期待
――今後の展望について教えてください。
熊谷
これから仕掛けていきたいアイデアはいくつかありますが、そのうちのひとつが「賃貸管理会社様との提携」です。
ファミリー向け賃貸の更新時期を迎える入居者様、つまり住宅の買い替え予備軍のデータを一番持っているのは管理会社様ですが、売買実務や契約書の作成に不慣れなこともあります。
そうした場合、弊社から「お客様をご紹介していただくだけで、その後の契約書類はこちらですべて用意します。共同仲介として手数料もお支払いします」と先方への価値提供を前提とした提携を申し込むんです。
こうしたパートナー開拓をするにあたっても、お客様対応から契約書類作成までの品質とリソースがコントロールできる体制があることが前提なので、これからもお願いしますね。
――最後に、これからのTRUSTARTに期待することはありますか。
熊谷
今後はTRUSTARTさんが得意とする「新規の顧客開拓の伴走支援」をさらに提案してほしいです。
たとえば、特定のエリアや建物条件を指定してのアプローチリストの作成から、DMの作成・発送にいたるまで、一気通貫でお任せできるサービスもあると伺っていますので、また詳細を相談させてください。
TRUSTARTさんには非常にポテンシャルの高い情報資産がありますので、私たちが次の営業戦略を考える際、アイデアの引き出しとなるような具体的なデータ活用プランや、攻めの営業展開を一緒に形にしていけるパートナーとしての伴走に大いに期待しています。
お客様について
自由住宅株式会社
従業員数：45名／事業内容：不動産業・建設業
東京都新宿区に本社を構える不動産・建設会社。「お客様の夢をかなえる自由と、一生のお付き合い」を理念に掲げ、首都圏を中心に、設立から30年で約4,000棟の建設実績を持つ。建売（分譲）住宅ながら限りなく自由度の高い住まいづくりを得意とし、建物の間取りや設備、色が選べるだけでなく、土地の広さや形までも施主の希望に合わせて変幻自在に選択可能。
（取材／吉田 健太郎、中川 聡一郎 文・編集／吉田 健太郎 撮影／賀谷 友紀）
