台帳記載事項証明書とは|検査済証がないときの使い方・取得方法と発行されない4ケース

「検査済証が見当たらない」。中古物件の売買・融資・リフォームの現場で、頻繁に起きる場面です。確認済証・検査済証は再発行されません。しかし、交付された事実そのものは公的に証明できます。それが台帳記載事項証明書です。

ただし、この証明書には知っておくべき限界がいくつもあります。取ってみたら検査済証の欄が空欄だった、民間の検査機関が確認した物件だと発行してもらえない自治体があった、そもそも申請できる人が限られていた。いずれも現場で実際に起きることです。本記事では、証明される内容と取得の手順に加えて、こうした限界と、そのときに何をすればよいかまでを条文と自治体の公式情報にもとづいて整理します。

この記事の要点

何を証明するか

確認済証・検査済証の交付年月日と番号を公印付きで証明する。図面は出ない(台帳に概要書の第三面が取り込まれないため)。

検査済証の代わりか

再交付ではない。台帳に記録が残っている範囲での事実証明であり、建物の適法性を保証するものではない。完了検査を受けていない建物は検査済証欄が空欄になる。

出ないことがある

台帳が現存しない年代、指定確認検査機関が確認した物件(自治体による)、請求権者が限定される自治体など、発行されない場面が複数ある。

台帳記載事項証明書とは — 建築確認台帳の記録を公印付きで証明する書類

特定行政庁(建築主事等を置く市区町村の長、またはそれ以外の区域では都道府県知事)は、建築確認その他の処分に係る建築物の台帳を整備し、保存する義務を負っています(建築基準法12条8項)。この台帳は建築基準法施行規則6条の3第4項により、当該建築物が滅失し、または除却されるまで保存することとされており、確認申請図書等(確認済証の交付日から15年間)より長く残る記録です。

台帳記載事項証明書は、この台帳に記録された事項を、特定行政庁が公印付きの証明書として発行するものです。

証明書の交付制度は、建築基準法に規定がない

ここは押さえておく価値があります。建築基準法が定めているのは「台帳を整備し保存する義務」までで、「証明書を交付する制度」は規定していません。建築計画概要書の閲覧が法93条の2で明確に義務づけられているのとは対照的です。

つまり台帳記載事項証明書の交付は、各自治体が要綱等にもとづいて行っている行政サービスということになります。手数料も、請求できる人の範囲も、対象年代も自治体ごとに異なるのは、この構造に由来します。

名称が自治体ごとに違う

同じ実質の証明書が、自治体によって別の名前で呼ばれています。窓口で話が通じないときは、名称の違いを疑ってください。

証明される内容 — 何が載って、何が載らないか

様式は自治体ごとに異なりますが、証明項目はおおむね共通しています。

• 敷地の地名地番
• 建築主の氏名
• 主要用途・構造・階数・面積
• 確認済証の交付年月日・番号
• 検査済証の交付年月日・番号

図面が出ないのは、条文上の帰結

証明書に付近見取図・配置図などの図面は含まれません。これは自治体の運用の差ではありません。

建築基準法施行規則6条の3第1項1号イは、台帳に記載すべき事項を「別記第三号様式による建築計画概要書(第三面を除く)、…別記第三十七号様式による建築基準法令による処分等の概要書…に記載すべき事項」と定めています。台帳にはそもそも第三面(付近見取図・配置図)が取り込まれないため、台帳をもとにした証明書から図面が出ることはありません。

敷地の形状や接道の取り方、建物の配置を確認したい場合は、建築計画概要書の閲覧を併用します。

建築計画概要書との違い・使い分け

使い分けの基本はこうなります。提出先に「証明」を求められたら台帳記載事項証明書、敷地設定や配置など計画の中身を調べたいなら概要書です。物件調査では両方をセットで取得し、登記記録・現況と突合するのが定石です。

なお、確認済証・検査済証の番号は概要書には載りません。現行の別記第三号様式に記載欄がなく、日付欄も「工事着手予定」「工事完了予定」といずれも予定だからです。番号の裏付けが必要なら、証明書か処分等概要書に当たる必要があります。

検査済証がないとき — 証明書はどこまで代わりになるか

この証明書が最も必要とされるのは、検査済証を紛失した、あるいは最初から交付されていない物件を扱う場面です。ここを正確に押さえておかないと、提出先とのやり取りで手戻りが生じます。

再発行ではなく、事実証明である

まず前提として、確認済証・検査済証そのものは再発行されません。多くの特定行政庁が明示しており、山口県は「一度交付した証書の再交付は行うことができません…証書の再交付に代えて」と説明しています。大阪府も「台帳記載がある場合及び内容に限って、証書発行を行うことができます」としています。

つまり台帳記載事項証明書は、台帳に記録が残っている範囲での事実証明です。「いつ・どの番号で確認・検査を受けたか」を公的に示すものであって、検査済証そのものの法的効果を引き継ぐわけではありません。

それでも実務では通用する

とはいえ、実務上の使いみちは広くあります。自治体が挙げている交付対象例には、金融機関等への提出、不動産売買、建物表示登記、建築確認申請があります(千葉市)。国土交通省「中古住宅の流通促進・活用に関する研究会報告書」(2013年6月)でも、中古住宅の流通段階で「金融機関が融資の可否を判断するに当たり、検査済証が求められる場合が多い」と指摘されており、検査済証を紛失した物件ではこの証明書が事実上の裏付け資料になります。

証明書を取っても検査済証欄が空欄のことがある

ここが実務で最もつまずくポイントです。証明書を取得したのに、検査済証の交付年月日と番号が記載されていないことがあります。

東京都は「検査済証の交付年月日については、検査の状況によって台帳に記載がない場合があります」と案内しています。ここで注意したいのは、空欄の理由がひとつではないことです。

豊島区は、証明書の記載について次のように原因を区別しています。

つまり検査済証欄が空欄でも、それだけでは「完了検査を受けていない」と断定できません。台帳側に記録が残っていないだけの可能性があります。融資や売買の場面で「未検査の物件」と判断してしまうと、事実と異なる説明をすることになりかねません。

証明書の記載がどの意味なのかは、発行元の特定行政庁に確認するのが確実です。そのうえで、完了検査を受けていないことが判明した場合は、次の対応に移ります。

検査済証がない建物で増改築・用途変更をするには

完了検査を受けていない建物であっても、増改築や用途変更の道が閉ざされるわけではありません。国土交通省は、建築士や指定確認検査機関による現況調査(法適合状況調査)を活用する枠組みを示しています。

2014年7月に公表された「検査済証のない建築物に係る指定確認検査機関を活用した建築基準法適合状況調査のためのガイドライン」は、2024年12月に策定された「既存建築物の現況調査ガイドライン」に引き継がれ、2025年4月1日をもって廃止されました。新しいガイドラインでも、調査に用いる資料の一つとして台帳記載事項証明書が挙げられています。証明書は、この調査の出発点として機能します。

証明書で分かること・分からないこと

取得方法 — どこで・いくらで・誰が申請できるか

窓口は所管の特定行政庁

物件所在地を所管する特定行政庁(建築指導課等)の窓口です。都道府県所管分と市区町村所管分で窓口が分かれる点に注意してください。東京都が発行するのは都所管分で、区が確認した物件は各区、多摩地域は各市等の窓口になります。所管は「確認を受けた当時」の基準で決まるため、古い物件では年度による判定が必要です。

手数料は250円〜980円

1通(1件)あたりの手数料には、自治体によってかなりの幅があります。

誰が申請できるか — ここは自治体差が大きい

建築計画概要書の閲覧が「誰でも」できるのに対し、台帳記載事項証明書は請求権者を限定する自治体があります。証明書の交付制度が法定でなく、各自治体の要綱等によることの帰結です。

• 名古屋市 — 請求できるのは建築主または現所有者に限られ、代理人は委任状が必須
• 千葉市 — 使用目的を確認する運用
• 多くの自治体では申請者を限定していない

第三者の立場で調査する場合、この点を事前に確認しておかないと窓口で止まります。「誰でも取れる」と考えて動くのは危険です。

必要な情報

建築物を特定するため、地名地番(住居表示ではなく建築当時の地番)、建築時期、建築主名が必要です。分かれば確認済証の番号もあると確実です。住居表示と建築当時の地番が異なる場合、特定に手間取ります。

なお千代田区は、確認年月日と番号が不明だと証明書を発行できないとしています。大阪市も、確認済証番号が分からないと閲覧・交付の申請ができないとしています(概要書を含む各種書類に共通)。「番号が分からないから証明書で調べたい」という順序が通らない自治体があるということです。

ただし、どちらも代替の調べ方は案内されています。千代田区は建物登記簿謄本などの資料を持参するよう求めており、大阪市は窓口の検索端末や確認済証番号のプロット地図を用意しています。番号が分からない場合は、その旨を伝えて窓口で相談するのが早道です。

証明書が発行されない4つのケース

窓口で「発行できません」と言われる理由は、大きく4つに分かれます。どれに当たるかで、次の一手が変わります。

1. 台帳が現存しない年代

古い建物では、台帳の保存・引継ぎ状況によって記録が確認できないことがあります。なお豊島区は、昭和45年以前に確認申請を受け付けた物件について地図上から履歴を調べられないと案内していますが、これは台帳の不存在ではなく検索方法の制約です。住居表示や建築当時の地名地番、建築主の氏名などを持参すれば調べられる場合があります。

ただし、概要書より証明書のほうが古くまで遡れる自治体もある点は覚えておく価値があります。

「概要書がないので記録が残っていない」と判断するのは早計です。証明書側に切り替えれば確認できる場合があります。

2. 指定確認検査機関が確認した物件

見落とされやすいのがこのケースです。民間の指定確認検査機関が建築確認を行った物件について、証明書を発行できないとする自治体があります。北九州市と堺市が該当します。北九州市は例外を設けておらず、確認を行った指定確認検査機関に問い合わせるよう案内しています。堺市は、現存していない民間確認検査機関が処分を行った物件に限って市が証明するという運用です。

もっとも、これは全国的な扱いではありません。東京都・千代田区・中央区・品川区・世田谷区はいずれも民間確認物件も証明の対象としています。北九州市・堺市のような取扱いが例外と考えたうえで、対象エリアごとに確認するのが実務的です。

興味深いのは、同じ物件でも建築計画概要書は閲覧できることです。北九州市は「指定確認検査機関が建築確認を行った物件についても閲覧できます」と明記しています。民間確認物件では、証明書と概要書で可否が逆転します。

3. 請求権者に当たらない

前述のとおり、名古屋市のように建築主または現所有者に限定する自治体があります。第三者調査では、委任状の準備が前提になります。

4. 所管違い・無確認建築

都と区、県と市の所管を取り違えていると「この窓口では発行できない」となります。また、確認申請を経ずに建てられた建物には当然記録がありません。

記録がないときの補完手段

証明書が取れない場合は、次の資料を組み合わせて建物の履歴を補完します。

• 建築計画概要書 — 計画内容と配置図。証明書より古い年代が残っている場合もある
• 登記事項証明書・建物図面 — 物理的現況と権利関係
• 公図・地積測量図 — 敷地の形状と境界
• 固定資産課税台帳の情報 — 課税上把握されている建物の情報

オンライン・郵送で取得できるか

登記事項証明書のような全国一律のオンライン請求の仕組みはなく、対応は特定行政庁ごとにばらばらです。オンラインで完結する自治体はまだ少数派と考えておくのが実情に合います。

名古屋市は令和8年7月に様式が変わりました

直近の変更として押さえておきたいのが名古屋市です。令和8年7月1日から証明の形式が変更され、確認済証・中間検査合格証・検査済証の番号と交付年月日を1枚の証明書に記載し、あわせて建築計画概要書と処分等の概要書を別に添える方式になりました。対象も平成8年4月から平成4年4月1日以降に拡大されています。同時に、従来の「検査済証等交付済みの証明」は廃止されました(ただし用途変更のみの確認申請等に係る工事完了届の届出の有無については、当分の間継続するとされています)。

「長期優良住宅の台帳記載事項証明書」は別物

紛らわしい書類として、長期優良住宅の普及の促進に関する法律にもとづく認定の記録を証明する書類があります。長期優良住宅の認定通知書を紛失した場合に認定の事実を証明するもので、名称は「長期優良住宅台帳内容証明」(福岡市)など自治体により異なり、認定通知書の再交付で対応する自治体もあります。

建築基準法の建築確認台帳とは根拠法も内容も別物です。取得の際は「建築確認台帳の記載事項証明」であることを窓口に明確に伝えてください。

取得代行という選択肢

ここまで見てきたとおり、台帳記載事項証明書の取得には、所管の特定行政庁を調べ、その自治体の請求要件を確認し、物件を特定したうえで、多くの場合は窓口に出向くという手順が必要です。

とくに負担が重くなるのは次のような場面です。

• 営業エリア外の物件 — 手数料も請求権者の範囲も対応方法も、自治体ごとに調べ直しになる
• 概要書とセットで必要 — 証明書と概要書は制度が別で、窓口も手続も別々になることがある
• 複数物件をまとめて — 1件ごとに物件特定と申請が必要で、件数がそのまま工数になる

こうした調べ物と移動を切り出す方法として、取得代行の活用があります。TRUSTARTのリアシストは、住所または地番だけで全国の役所書類・法務局書類をオンラインから取得代行するサービスです(離島・北海道の一部を除く)。台帳記載事項証明書と建築計画概要書をまとめて依頼できるほか、登記簿謄本・公図・地積測量図といった法務局書類、道路台帳・都市計画図にも対応しています。

料金は1通1,000円から(地域により変動・実費別)、標準納期は1〜5営業日、初期費用と月額固定費はかかりません。発注は5分程度で完了し、請求は月次です。

まとめ

台帳記載事項証明書は、再発行できない確認済証・検査済証に代わって確認・検査の履歴を公的に証明する、取引・融資実務の必須書類です。押さえておきたい要点は次の5つです。

• 再発行ではなく事実証明。台帳に記録が残っている範囲での証明であり、建物の適法性を保証するものではない。
• 検査済証欄が空欄のことがある。ただし理由は「完了検査を受けていない」場合と「台帳に記録がない」場合の両方がありうるため、空欄だけで未検査と断定しない。発行元に確認したうえで次の手に移る。
• 図面は出ない。施行規則6条の3により、台帳には概要書の第三面が取り込まれない。配置図が必要なら概要書の閲覧を併用する。
• 誰でも取れるとは限らない。証明書の交付制度は建築基準法になく各自治体の要綱等によるため、請求権者を建築主・現所有者に限る自治体がある。
• 民間確認物件では出ない自治体がある。同じ物件でも概要書は閲覧できるという逆転が起きる。

調査対象が複数のエリアにまたがるなら、自治体ごとの要件を毎回調べ直すのか、取得を外部に切り出すのかを含めて、調査体制そのものを設計しておくことをおすすめします。調査全体の進め方は役所調査・現地調査の型化もあわせてご覧ください。

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